E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung für KMU
Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen.
Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und kann so die Sicherheit und Verfügbarkeit auch sehr großer Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicherstellen.
Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichen
Vorgaben (nach IDW PS 880 zertifiziert) - Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
- Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
- Schutz vor Datenverlusten
- Entlastung von E-Mail-Servern
- Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
- Vereinfachung von Backup und Restore
- Unabhängigkeit von PST-Dateien
- Abschaffung von Postfachbegrenzungen
5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung
- 1“E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”
Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren.
Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). - 2“Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche”
Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen.
Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert sind. Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird. - 3“Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung”
Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielsweise Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.
- 4“E-Mails auszudrucken und abzulegen ist ausreichend”
Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Ausdruck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.
- 5“Nur Rechnungen müssen archiviert werden”
Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.
